Czy rachunek uproszczony oznacza to samo co rachunek zwykły? Wielu rodzimych przedsiębiorców nadal wymiennie stosuje te nazwy. Tymczasem rachunek uproszczony nie obowiązuje już polskich podatników prowadzących działalność gospodarczą (por. nowelizacja ustawy obowiązującej od dnia 1.01.2000 r. – Dz. U. z 1999 r. Nr 95, poz. 1100). Tytułem przypomnienia: rachunek uproszczony wystawiali podatnicy będący płatnikami VAT osobom fizycznym, które tego statusu nie posiadały. Ponieważ wystawiali go podatnicy VAT, dokument ten zawierał te same pola, co faktura – wyjąwszy różnicę w samym nazewnictwie. Warto w tym miejscu wspomnieć o zasadniczej różnicy między dawnym rachunkiem uproszczonym a dzisiejszym rachunkiem zwykłym. Obecnie, rachunek wystawiają podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, którzy są zwolnieni od podatku od towarów i usług. Natomiast rachunek uproszczony stosowali przedsiębiorcy podatnicy VAT.

W ujęciu obowiązujących dziś przepisów rachunek należy rozumieć jako dokument potwierdzającym poniesienie kosztu albo osiągnięcie przychodu przez podatników prowadzących działalność gospodarczą. Wystawienie rachunku dokumentującego dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi jest obowiązkiem osób prowadzących działalność gospodarczą i odbywa się m.in. na żądanie kupującego lub usługobiorcy. Jak każdy tego rodzaju dokument obowiązujący na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, rachunek zawiera określony przepisami zakres informacji który powinien się znaleźć na gotowym formularzu. Przedsiębiorca, który rozpoczyna swoją przygodę z wystawianiem rachunków może w dowolny sposób zaopatrzyć się w gotowy do wykorzystania druk. Wśród możliwych rozwiązań jest własnoręczne przygotowanie szablonu rachunku z wykorzystaniem popularnych programów do edycji tekstu lub przetwarzania danych liczbowych, pobranie gotowych formularzy z Internetu, lub skorzystanie z dostępnych rozwiązań online – specjalnych aplikacji internetowych umożliwiających zarządzanie wystawianiem rachunków.

Przygotowanie szablonu rachunku we własnym zakresie

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą, który zdecyduje się na samodzielne przygotowanie szablonu rachunku powinien zapoznać się z podstawowymi przepisami prawno-podatkowymi mającymi zastosowanie przy wystawianiu tego rodzaju dokumentów. Ogólne zasady wystawiania rachunków określono w Ordynacji Podatkowej w Rozdziale 12. Zgodnie z § 3 Ordynacji, podatnik od którego zażądano wystawienia rachunku przed wydaniem towaru lub wykonaniu usługi obowiązany jest wystawić dokument nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi/wydania towaru. Natomiast w sytuacji gdy odbiorca rachunku zażądał wystawienia dokumentu po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru i żądanie to zostało zgłoszone nie później niż w okresie 3 miesięcy od chwili wykonania usługi/dostarczenia towaru, podatnik ma obowiązek wystawić rachunek w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Przy przygotowywaniu szablonu rachunku należy uwzględnić informacje, które podatnik prowadzący działalność gospodarczą obowiązany jest podawać. Stosowne informacje określono w Rozporządzeniu ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373). W szablonie przygotowanym we własnym zakresie powinny się znaleźć co najmniej informacje o imieniu i nazwisku (nazwie albo firmie) oraz adresach sprzedawcy i kupującego lub wykonawcy i odbiorcy usługi, dacie wystawienia i kolejnym numerze rachunku, określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług wraz z ich cenami jednostkowymi, a także informacje o ogólnej sumie należności (liczbowo i słownie).

Gotowe rozwiązania online

Jak wynika z przytoczonych powyżej przykładów, przygotowanie szablonu rachunku w edytorze tekstu lub programie do przetwarzania danych liczbowych wymaga nie tyle zaawansowanej znajomości obsługi tych aplikacji, ile wiedzy na temat niezbędnych pozycji, które należy zawrzeć w przygotowywanym dokumencie. Dotyczy to również druków, które przedsiębiorca pobiera bezpłatnie z Internetu – z uwagi na częste pobieranie formularzy z nieznanych witryn i serwisów internetowych jedynie konsultacje z zawodowym księgowym lub własne, sprawdzone informacje pozwolą na uzyskanie pewności co do poprawności przygotowywanego dokumentu. Naprzeciw potrzebom przedsiębiorców w tym zakresie wychodzą rozwiązania internetowe online. Przykładem profesjonalnego programu do zarządzania rachunkami jest aplikacja poRachunek firmy inFakt.

Program dla nowoczesnego profesjonalisty

Porachunek to przyjazny i łatwy w użyciu program do wystawianie rachunków, gwarantujący bezpieczeństwo i prywatność danych klientów i użytkowników. Przeznaczony jest dla przedsiębiorców pragnących uprościć pracę w firmie i działających z myślą o oszczędności czasu i wizerunku profesjonalnej i nowoczesnej firmy, korzystającej z możliwości oferowanych przez narzędzia informatyczne. Jest narzędziem polecanym w szczególności lekarzom, prowadzącym prywatną praktykę, fundacjom, stowarzyszeniom, firmom językowym, biurom tłumaczeń oraz przedsiębiorstwom usługowym. Nie trzeba instalować oprogramowania na lokalnym komputerze użytkownika – aplikacja dostępna jest online, a więc do korzystania z niej wystarczy komputer połączony z Internetem. Program współpracuje z najpopularniejszymi na rynku przeglądarkami internetowymi: Internet Explorer 6.0, 7.0, 8.0, Firefox, Safari, Chrome, Opera. Praca z aplikacją jest prosta i intuicyjna, a rachunek można wystawić już w ciągu 30 sekund.

Szablon rachunku dostępny w programie poRachunek

Aby wystawić swój pierwszy rachunek, po zalogowaniu do aplikacji należy wybrać klienta, terminy, dodać towar lub usługę a następnie wpisać jej wartość. Gotowe! Natomiast klikając opcję „Ustawienia” znajdującą się w prawym górnym rogu aplikacji, użytkownik może personalizować swoje rachunki, wybierając jedną z wersji kolorystycznych, decydując o treści tekstu wysyłanego wraz z rachunkiem lub definiując szablony podziękowania za zapłatę/przypomnień zapłaty.

Porachunek dostarcza firma inFakt, specjalizująca się w opracowywaniu profesjonalnych rozwiązań online’owych dla klientów biznesowych.