Wynajmujący mieszkanie na żądanie najemcy jest zobowiązany wystawić mu rachunek za wykonanie świadczenia. Z reguły usługa najmu rozliczana jest w okresowo (miesięcznie, kwartalnie), rzadziej – jest ona zawierana na cały okres z jednokrotnym rozliczeniem całej usługi. Od warunków umowy zależy, w jakim terminie wystawia się rachunek i jaką przybierze on treść.

Czym charakteryzuje się rachunek za wynajem mieszkania?

W swej treści wzór rachunku za wynajem mieszkania nie różni się niczym od innych rachunków. Jest on wystawiany zgodnie z umową i ma za zadanie potwierdzać wykonanie usługi lub upłuwu kolejnych okresów rozliczeniowych, w których rozlicza się usługę.

W związku z tym, że umowa najmu może być zawarta na czas określony lub nieokreślony, strony dowolnie mogą kształtować kwestię rozliczeń z tytułu takiej umowy. Stąd również dowolnie mogą kształtować moment, na który mają obowiązek wystawić rachunek, niemniej jednak muszą w tym zakresie przestrzegać pewnych zasad. Rachunek wystawia się w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi, a jeżeli żądanie jego wystawienia nie było wpisane w umowie najmu lub zgłoszone zostało po zakończeniu okresu rozliczeniowego, wystawia się go w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia, nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia wykonania usługi. Z racji tego, że strony w rachunku potwierdzają zakończenie usługi w danym okresie rozliczeniowym, rachunek wystawić należy po każdym z tych okresów. Jeżeli natomiast umowa zawarta jest na czas określony i nie wskazuje na podział rozliczeń na okresy, rachunek wystawia się na zakończenie trwania umowy.

Należy pamiętać, że sam rachunek nie stanowi potwierdzenia zapłaty za czynsz najmu. Jedynie rachunek zawierający zwrot „zapłacono gotówką” pozwala potwierdzić dokonanie płatności za czynsz najmu. Warto też pamiętać, że sformułowanie użyte w treści rachunku o treści „płatne gotówką” nie jest równoznaczne z „zapłacono gotówką” i nie potwierdza dokonanej zapłaty.

Czym charakteryzuje się wzór rachunku za wynajem mieszkania?

Wzór rachunku wystawianego do umowy najmu powinien zawierać:

• datę wystawienia,
• strony umowy,
• kolejny numer rachunku,
• rodzaj usługi (np. wynajem lokalu) i okres za jaki rachunek jest wystawiany,
• łączną kwotę należności za okres, za który wystawia się rachunek.

W interesie wynajmującego pozostaje, by na rachunku znajdował się podpis najemcy. Jeżeli okazałoby się bowiem, że dłużnik (najemca) nie uregulował kwoty wynikającej z rachunku, wierzyciel ma prawo na podstawie zaakceptowanego (podpisanego) przez najemcę rachunku dochodzić swoich roszczeń w postępowaniu nakazowym (znacznie szybszym niż standardowy proces cywilny). I uzyskać na podstawie takiego rachunku nakaz zapłaty.

W treści rachunku warto również wskazać formę płatności oraz jej termin, mimo tego, że często wynika on bezpośrednio z treści umowy łączącej strony. W przypadku płatności dokonywanej na konto bankowe warto również podać jego numer.

Wzór rachunku za wynajem mieszkania w excelu lub innych programach

Dostępne na rynku programy do wystawiania dokumentów księgowych są albo skomplikowane ze względu na to, że przeznaczone są do prowadzenia przedsiębiorstwa, albo też można je pobrać wyłącznie w pliku excel, jako pojedynczy druk. Dokument w excelu nie jest aktualizowany na bieżąco, stąd należy samemu zwracać uwagę, czy nie nastąpiła zmiana przepisów, a w związku z nimi nie uległ zmianie druk rachunku. Stosując wzór sporządzony w excelu, należy ponadto osobno prowadzić ewidencję uzyskiwanych płatności, gdyż pliki excel nie zawierają kalkulatorów sumujących kwoty uzyskane z tytułu wystawionych rachunków.

Druki excel muszą być ponadto za każdym razem modyfikowane, a wystawiający rachunek ma obowiązek za każdym razem zmieniać dane wprowadzone w jego treści, nawet jeśli dokonał wcześniej zapisu w pamięci komputera poprzedniego wystawionego druku.

Wzór rachunku za wynajem mieszkania w poRachunek

Program poRachunek udostępnia aktywne druki rachunku. Mogą z nich korzystać wszyscy, którzy te dokumenty wsyatwiają.

Rachunek w programie poRachunek wystawia się korzystając z opcji „wystaw rachunek”. Po wybraniu tej opcji podatnik wypełnia poszczególne pozycje druku odpowiednimi danymi.

Poprzez opcje „zdefiniowane rachunki”, „produkty” i „klienci” wynajmujący może wprowadzić do aplikacji dane, których będzie mógł stale używać przy sporządzaniu kolejnych rachunków. Jednokrotne wprowadzenie danych do aplikacji pozwoli zatem korzystać z nich ponownie przez cały czas.

Przykładowo, jeżeli podatnik wystawia wyłącznie rachunki za najem, w opcji „produkty” wprowadza nazwę usługi, np. wynajem nieruchomości oraz jej cenę. Nie ma obowiązku podawać PKWiU usługi na rachunku, choć może on takie oznaczenie klasyfikacyjne zastosować. Wystawiając rachunek po zdefiniowaniu usługi nie trzeba będzie kolejny raz wpisywać jej nazwy. Wybiera się ją spośród innych zdefiniowanych usług (wyboru dokonuje się w opcji „wystaw rachunek” wpisując w polu „nazwa towaru” pierwsze litery nazwy świadczonej usługi).