Wystawianie rachunków jest stałym elementem związanym ze sprzedażą, gdy prowadzi się działalność gospodarczą i korzysta ze zwolnienia z podatku od towarów i usług (VAT).

Wystawiać rachunek mogą osoby, które mają zarejestrowaną działalność gospodarczą i jednocześnie nie są czynnymi podatnikami podatku VAT. Rachunki wystawiają także osoby prywatne, które nie mają zarejestrowanej działalności, ale uzyskują dochody z tytułu najmu, umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Dla tych grup – poprawne wystawianie rachunku jest bardzo istotnym elementem ich działalności i podlega kontroli z urzędu skarbowego. Wystawianie rachunku, który nie jest zgodny ze stanem rzeczywistym lub nie jest zgodny z nałożonymi na niego wymogami prawa – podlega karze grzywny. Kary te z roku na rok stają się coraz wyższe, warto zatem znać zasady poprawnego (zgodnego z prawem) wystawiania rachunków.

Termin wystawienia rachunku

Rachunek wystawia się na żądanie nabywcy towaru lub usługi. Jeśli takie żądanie pojawiło się jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi – rachunek należy wystawić w ciągu siedmiu dni od wydania towaru. Natomiast, kiedy prośba o rachunek pojawiła się już po wydaniu towaru lub usługi – sprzedawca ma obowiązek wystawić rachunek w ciągu 7 dni od pojawienia się takiej prośby. Prawo nie nakłada obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie pojawiło się po upływie 3 miesięcy od wydania towaru lub wykonania usługi. Nie znaczy to, że wtedy nie można już wystawić rachunku – można, ale przedsiębiorca nie ma takiego obowiązku.

Czasem w przypadku sprzedaży usługi najmu – trudno jest określić, kiedy taka usługa została wykonana, gdyż ma ona charakter ciągły. Wtedy (gdy umowa jest terminowa) – za dzień wykonania usługi najmu przyjmuje się ostatni dzień trwania takiej umowy. Jeśli natomiast umowa jest bezterminowa, to dniem wykonania usługi w danym miesiącu jest ostatni dzień tego miesiąca.

Poprawność wystawienia rachunku

Jak już było wyżej napisane – wystawcy rachunku grozi kara, jeżeli nie będzie on wystawiony zgodnie z wymogami prawa. Prawo nie określa dokładnie, jaką formę ma przybrać rachunek i jak dokładnie musi wyglądać, określa jedynie obowiązkowe elementy, które na takim rachunku muszą się znaleźć.

Obowiązkowe elementy na rachunku:

• dokładne oznaczenie wystawcy rachunku i nabywcy towaru lub usługi poprzez podanie: imienia i nazwiska (lub nazwy / oznaczenia firmy) oraz ich adresów;
• data wystawienia rachunku;
• data sprzedaży (jeśli jest inna niż data wystawienia);
• kolejny numer rachunku;
• opis sprzedanego towaru lub usługi;
• określenie ilości sprzedanego towaru lub usługi;
• podanie ceny jednostkowej sprzedanego towaru, czy też usługi;
• wskazanie sumy należności za sprzedane towary lub usługi – cena musi być wyrażona słownie i liczbowo.

Pamiętać trzeba, że są to wytyczne, którymi trzeba kierować się obecnie przy wystawianiu rachunków. Wytyczne te zostały zmienione na początku 2011 i nie wiadomo, kiedy będą podlegały kolejnym modyfikacjom. Należy zatem zawsze bacznie zwracać uwagę na zmiany w prawie, które dotyczą dokumentowania sprzedaży przez podmioty zwolnione z VAT.

Co nowego w wystawianiu rachunków

Wspomniane wyżej zmiany w prawie umożliwiły przedsiębiorcom wysyłanie rachunków drogą elektroniczną. Zmiany z marca 2011 roku zniosły obowiązek podpisania się na wystawionym rachunkiem. Nie jest już także wymagana pieczęć sprzedawcy na rachunku. Dodatkowo zniknęły z rachunku oznaczenia „oryginał” i „kopia”. Zmiany te bez wątpienia otworzyły nowe możliwości przed wystawcami rachunków.

Nowoczesne wystawianie rachunków

Na druku akcydensowym rachunek wystawiało już niewielu przedsiębiorców. Większość z nich korzystała już z programów do wystawiania rachunków. Teraz mamy na polskim rynku produkt, który jeszcze lepiej dostosowany jest do potrzeb przedsiębiorcy. Tym udogodnieniem jest dostępność aplikacji online. Aplikacją, która skierowana jest do przedsiębiorców wystawiających rachunki jest poRachunek.

Skoro wystawiony rachunek można przechowywać elektronicznie i wysyłać go poprzez e-mail to dlaczego nie skorzystać z tego udogodnienia? Korzystając z poRachunek można wystawiony rachunek wysłać wprost na skrzynkę kupującego bez konieczności logowania się na swoją własną pocztę.

Wystawianie rachunku w poRachunek:

• zarejestruj się za darmo (lub zaloguj się, jeśli już masz konto na poRachunek);
• uzupełnij swoje dane w ustawieniach;
• lub od razu kliknij znajdujący się po prawej przycisk „WYSTAW RACHUNEK”
• uzupełnij aktywne pola w formularzu (sam przeliczy on wartości po wpisaniu ceny jednostkowej towaru lub usługi);
• kliknij „Zapisz”.

Proste? Można jeszcze prościej. Przy każdorazowym wystawieniu rachunku, zapisują się dane kontrahenta i tworzy się z nich baza. Później (wystawiając kolejny raz rachunek temu samemu klientowi) – wystarczy wybrać go z rozwijanej listy, by nie musieć po raz kolejny wpisywać tych samych danych.

Tak samo dzieje się w przypadku produktów. Można ich listę stworzyć w zakładce „PRODUKTY”, a przy wystawianiu rachunku za towar lub usługę, która jest już w bazie – wystarczy zacząć wpisywać jego nazwę, by pojawiła się ona w podpowiedziach. Jego cena jednostkowa także zostanie automatycznie wczytana, a jeżeli zmieniła się – można to poprawić.

Wszystkie te udogodnienia, które znajdują się w poRachunek sprawiają, ze wystawianie rachunków jest szybkie i łatwe. Dużą rolę odgrywa tez zapewne przyjemny interfejs i intuicyjna obsługa całego panelu klienta. Korzystając z poRachunek można wystawić rachunek za pomocą kilku kliknięć. Sprawdź, jakie to proste.