Prowadzący działalność gospodarczą, nie będący zarejestrowani jako podatnicy dla celów podatku od towarów i usług, są zobowiązani na prośbę klienta udokumentować transakcję sprzedaży za pomocą rachunku.

  Z jednej strony rachunki dokumentują realizowane czynności sprzedaży u wystawcy dokumentu, zaś z drugiej strony u odbiorców są potwierdzeniem poniesienia wydatku, które podlegają zarejestrowaniu w odpowiednich ewidencjach podatkowych.

 Wystawca rachunku ma obowiązek go wystawić jeśli kupujący zgłosi taką prośbę  w ciągu 3 miesięcy od daty wydania zakupionego towaru / wykonania zamówionej usługi, gdyż po upływie tego terminu obowiązku takiego już nie ma, co nie oznacza, że sprzedawca nie może już takiego rachunku wystawić.

 Obligatoryjne elementy rachunku

Zawartość rachunku została podana w rozporządzeniu Ministra Finansów dotyczącym m.in. zakresu danych, jakie mają być zawarte na takich dowodach sprzedaży. A są to następujące elementy: 

•     * określenie stron transakcji (imiona, nazwiska / nazwy i adresy),
•     * dzień wystawienia rachunku wraz z kolejnym numerem,
•     * nazwa, ilość, jednostka miary oraz cena jednostkowa towarów/usług, będących przedmiotem sprzedaży,
•     * suma pieniężna transakcji podlegająca zapłacie, przedstawiona liczbowo jak i słownie.

 Wystawcy rachunków mają obowiązek ponumerować je kolejno, możliwe jest stworzenie osobnego formatu numeracji dla każdego oddziału przedsiębiorstwa, ale każda z tych numeracji powinna być zgodna z chronologią.

Korygowanie rachunków 

Obecne normy prawne nie regulują korekty treści rachunków. Należy więc przyjąć, iż nie ma możliwości skorygowania jej treści poprzez sporządzenie rachunku korygującego. W zależności od sytuacji, z której wynika konieczność korekty tego dokumentu, stosowane są różne praktyki.

W przypadku, kiedy wystawiony został rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży, która faktycznie nie miała miejsca w rzeczywistości, rachunek należy anulować poprzez fizyczne odebranie dowodu od kupującego, naniesienia odpowiedniego opisu przyczyn anulowania i dołączenia do egzemplarza wystawcy w jego aktach, zaś w sytuacji, gdy nabywca odmówi wydania dokumentu, należy wystosować do niego odpowiednie pismo w sprawie unieważnienia rachunku.

W sytuacji, kiedy pomniejszono lub zwiększono cenę po fakcie wystawienia pierwotnego rachunku, należy sporządzić notę księgową, na podstawie której wystawca rachunku obciąży bądź uzna nabywcę odpowiednią kwotą korekty.Natomiast w przypadku stwierdzenia błędów w treści rachunku należy go poprawić poprzez: 

•   * sporządzenie i przesłanie nabywcy stosownej noty, która powinna zawierać dane umożliwiające identyfikację pierwotnego rachunku, treść podlegającą korekcie jak i treść prawidłową, lub
•   * poprzez skreślenie błędnego tekstu w sposób pozwalający na odczytanie wersji pierwotnej i wpisanie treści właściwej; dokonana poprawka powinna być potwierdzona datą i podpisem osoby, która jej dokonała. 

Wystawianie rachunków w formie online 

 W obliczu rosnących kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, najlepszym wyjściem dla wypełnienia obowiązku sporządzania rachunków jest wybór programu, który przyniesie znaczne oszczędności przy obsłudze sprzedaży w tym zakresie. Bardzo popularną aplikacją doskonale spełniającą ten warunek jest internetowa platforma poRachunek. Jej funkcjonalność została dostosowana do potrzeb mniejszych przedsiębiorstw, nie będących czynnymi podatnikami podatku VAT i dokumentujących sprzedaż za pomocą rachunków.

Program ten pozwala na proste wystawianie rachunków sprzedaży w bardzo krótkim czasie, a to dzięki intuicyjnej i łatwej obsłudze. Proces sporządzenia tego dowodu jest bardzo sprawny dzięki funkcji zapisywania kontrahentów i produktów w bazie systemu oraz możliwości zdefiniowania określonego rachunku w zależności od potrzeb użytkownika. Ponadto, kolejną zaletą są profesjonalne wydruki dowodów, które dzięki przejrzystemu układowi umożliwiają sprawną weryfikację naniesionych informacji. Forma online aplikacji daje również przedsiębiorcy nieograniczony dostęp do informacji dotyczących realizowanej sprzedaży. Współpraca z tym programem przynosi sporo oszczędności, a to m.in. dzięki ofercie bezpłatnego pakietu podstawowego, który umożliwia wystawienie trzech rachunków w danych miesiącu jak i obsługę trzech kontrahentów.

Aby zacząć komfortową pracę w zakresie obsługi sprzedaży rachunkowej wystarczy tylko dokonać darmowej rejestracji własnego konta w aplikacji poRachunek.