Wystawianie rachunków jest stałym elementem księgowości prowadzonej przez podatnika zwolnionego z podatku VAT. Aby obowiązek dokumentowania sprzedaży towarów i usług wypełniać w sposób zarówno prawidłowy, jak i szybki – potrzebny jest odpowiedni program do wystawiania rachunków.

Obecnie niewielu przedsiębiorców używa papierowych druków do wystawiania rachunku. Rachunki wystawiane w programie komputerowym są bardziej eleganckie i schludne, ale przede wszystkim przewyższają te odręczne jeśli chodzi o czytelność i przejrzystość. A to są cechy niezwykle istotne, gdy mowa o jakimkolwiek dokumencie księgowym.

Aktualizacja

Program do wystawiania rachunków musi być zawsze aktualny. Przedsiębiorca odpowiada karnie za wystawiane w swojej firmie rachunki, dlatego muszą być one zgodne z przepisami. Jednak przepisy zmieniają się: co jakiś czas wchodzą w życie nowe rozporządzenia lub aktualizacje starych przepisów. Program do rachunków musi dostarczać stałych aktualizacji tak, by przedsiębiorca miał stale dostęp do aktualnych rozwiązań (dostosowanych do zmienionego prawa).

Jeśli zatem wybiera się program do wystawiania rachunków należy zwrócić uwagę, czy producent tego oprogramowania udostępnia na czas aktualizacje. Ważne jest także to, czy te aktualizacje są odpłatne czy też nie, a także w jaki sposób oprogramowanie jest aktualizowane.

Niestety często tak się zdarza, że tani (albo nawet darmowy) program oferuje odpłatne aktualizacje. Nierzadko przedsiębiorca musi sam pobrać dostępną aktualizację ze strony www producenta oprogramowania i samodzielnie ją zainstalować. Jest to czasochłonne, ale przede wszystkim sprawia, że przedsiębiorca może nie zauważyć na czas udostępnionej na stronie internetowej aktualizacji używanego przez niego oprogramowania.

Najlepiej zatem sprawdzają się takie programy, w których aktualizacja jest dokonywana nieodpłatnie w sposób automatyczny. Dla przedsiębiorcy oznacza to tyle, że zawsze ma on pewność, że program do wystawiania rachunków jest zgodny z obowiązującymi przepisami. Aktualizacja w takim przypadku nie wymaga zaangażowania ze strony użytkownika. Właśnie takie rozwiązania proponuje między innymi poRachunek. PoRachunek jest aplikacją online, która umożliwia wystawianie rachunków oraz ich elektroniczne przechowywanie.

Bezpieczeństwo danych

Coraz większa ilość przedsiębiorców decyduje się na elektroniczne przechowywanie wystawianych rachunków. Jest to postępowanie zgodne z prawem, o ile przechowywane w taki sposób rachunki są odpowiednio zabezpieczone. Należy wiedzieć, że przechowywanie rachunków jedynie w wersji elektronicznej komputera nie spełnia wymogów narzuconych przez prawo. Dysk twardy nie jest bezpiecznym miejscem – łatwo ulega zniszczeniu. Bardzo łatwo jest też o utratę lub wręcz kradzież informacji zapisanych na dysku lokalnym. Nie może on w związku z tym być miejscem, na którym przechowuje się tak ważne dokumenty.

Korzystając z poRachunek użytkownik jednocześnie korzysta z profesjonalnie zabezpieczonych baz danych. Bazy te są stale i regularnie sprawdzane pod względem bezpieczeństwa, robione są także ich kopie. Wszystkie wpisywane w poRachunek informacje są szyfrowane w taki sam sposób, jak odbywa się to w przypadku internetowych rachunków bankowych. Użytkownik poRachunek może mieć pewność, że przechowywane na poRachunek informacje są bezpieczne i w każdej chwili będzie można je odzyskać.

Prosta obsługa

Wystawienie rachunku w poRachunek jest niezwykle szybkie i łatwe. Panel użytkownika jest skonstruowany w taki sposób, aby mógł swobodnie poruszać się po nim każdy, kto widzi go pierwszy raz. Interfejs jest intuicyjny i przyjemny dla oka. Jest to jeden z nielicznych programów księgowych, których użytkownik nie musi się uczyć, aby w pełni móc go wykorzystać. Aplikacja została zaprogramowana w taki sposób, by służyć użytkownikowi pomocą i maksymalnie przyspieszyć i ułatwić proces wystawiania rachunków.

Aby przedsiębiorca nie musiał wpisywać kilka razy tych samych danych – poRachunek udostępnia funkcję tworzenia bazy danych kontrahentów oraz bazy danych towarów i usług. Wystarczy raz wpisać dane, by przy następnej okazji zostały one automatycznie wczytane na formularz wypełnianego rachunku. Po prostu wybiera się odpowiednią pozycję z rozwijanej listy.

Jeszcze większą oszczędność czasu stanowi możliwość zdefiniowania często wystawianych rachunków. Czasem zdarza się, że mamy klienta, który często dokupuje podobnych zakupów. Użytkownik poRachunek nie będzie musiał uzupełniać za każdym razem takich podobnych rachunków. Wystarczy, że wypełni go raz i zapisze jako zdefiniowany. Następnym razem, gdy zajdzie potrzeba wystawienia takiego rachunku – wystarczy wejść w zakładkę „ZDEFINIOWANE RACHUNKI” i wybrać rachunek, który dotyczy tego konkretnego klienta poprzez kliknięcie „Wystaw”.

Bez wątpienia stanowi to dużą oszczędność czasu dla przedsiębiorców. Wystarczy za darmo zarejestrować się, by skorzystać z udogodnień oferowanych przez poRachunek.