Rachunki służą przede wszystkim udokumentowaniu sprzedaży z tytułu prowadzonej działalności przez podmioty gospodarcze niezarejestrowane jako czynni podatnicy podatku VAT.

Rodzaje zwolnień z podatku VAT

Ustawa regulująca zagadnienie podatku od towarów i usług w art. 43 zwalnia świadczenie wymienionych tam usług z podatku VAT i jest to tzw. zwolnienie przedmiotowe. Znaczy to, iż przedsiębiorca, który wykonuje takie usługi nie nalicza podatku VAT należnego. Przykładowe czynności, które nie podlegają podatkowi VAT są następujące:

• usługi świadczone przez stomatologów,
• usługi pocztowe świadczone przez jednostkę uprawnioną w zakresie powszechnych usług pocztowych,
• opieka medyczna wykonywana przez zakłady opieki zdrowotnej, lekarzy, pielęgniarki,
• stomatologów, psychologów i przez inne osoby zawodu medycznego,
• usługi nauczania prywatnego, które świadczą nauczyciele,
• usługi kształcenia lub przekwalifikowania zawodowego, świadczone przez uprawnione podmioty lub finansowane ze środków publicznych,
• usługi wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości mieszkalnych na cele mieszkaniowe.

Należy także wspomnieć o zwolnieniu podmiotowym z podatku VAT. Oznacza ono, że przedsiębiorca dokonujący sprzedaży do określonego limitu nie nalicza podatku VAT. Obecnie ze zwolnienia podmiotowego mogą korzystać podmioty gospodarcze, których obrót z tytułu sprzedaży nie przekroczył limitu 150.000 zł.

Czas na sporządzenie rachunków

Obowiązek wystawienia rachunku za wyświadczoną usługę występuje wyłącznie na wyraźne życzenie jej odbiorcy:

• w ciągu 7 dni od daty wykonania usługi, jeżeli żądanie jego wystawienia zgłoszono przed faktem wykonania usługi,
• w ciągu 7 dni od dnia wystąpienia z żądaniem, jeżeli wystąpienie to miało miejsce już po wykonaniu usługi.

Przedsiębiorca nie jest zobowiązany do wystawienia rachunku w sytuacji, kiedy nabywca zgłosi żądanie jego wystawienia po upływie 3 miesięcy od momentu wykonania usługi. W stosunku do nabywcy, przepisy nie nakładają na niego obowiązku wystąpienia w określonym terminie z życzeniem wystawienia rachunku przez wykonawcę usługi.

W przypadku usług o charakterze ciągłym, datą wykonania usługi jest ostatni dzień jej świadczenia dla umów zawartych na czas określony. W przypadku umów podpisanych bez określonego terminu przyjmuje się, iż ostatni dzień okresu rozliczeniowego oznacza zakończenie świadczenia usługi w tym okresie.

Zawartość rachunków

Obecnie rachunek potwierdzający wykonanie określonej usługi zawiera co najmniej następujące informacje:

• nazwy i adresy wykonawcy i odbiorcy usługi,
• kolejny numer jak i datę wystawienia rachunku za usługę,
• określenie rodzaju, ilości wykonanych usług wraz z ceną jednostkową,
• wartość łącznej należności, która powinna być przedstawiona w formie liczbowej i słownej.

Powyższe elementy są obligatoryjne dla tego dokumentu, jednak rachunek może posiadać również inne dane, jak np. sposób i termin płatności czy też dodatkowe uwagi do rachunku.

Rachunek wystawiany jest w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron transakcji usługowej. Nie dopuszcza się wystawiania większej ilości egzemplarzy.

Wystawca jak i odbiorca rachunku są zobowiązani do jego przechowywania do końca okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który wynika z tego dokumentu.

Internetowe aplikacje do wystawiania rachunków

Najczęstszym narzędziem wykorzystywanym do sporządzania rachunków są internetowe aplikacje. Przykładem takiej aplikacji jest serwis poRachunek, który jest bardzo prosty w obsłudze. Umożliwia on m.in. zapisanie w bazie danych wprowadzanych usług i kontrahentów jak i definiowanie domyślnych dokumentów zgodnie z wymaganym kryterium, co w znacznym stopniu usprawnia operacje wystawiania rachunków.

Aby móc się przekonać o jego wysokiej przydatności w każdym mniejszym przedsiębiorstwie, wystarczy przejść przez krótki proces bezpłatnej rejestracji w serwisie.